顧客への返信を
ひとつの受信箱で一緒に
自分のドメインのひとつのアドレスを、権限を与えた人たちで対応します。ルールが届いたメールにラベルを付けて返信し、全員が同じスレッドを読みます。
出発点
いまの状況。
対応待ちの列の正体は転送
サポートのメールは一人の受信箱に届き、ほかのメンバーは手作業で CC されます。
同じメールに二人が返信する
誰が対応したか分からないため、顧客には返事が二度届きます。
同じ答えを何度も書き直す
返金、請求書、ログインの不具合は毎週やってきて、そのたびに書き直されます。
使い方
4 ステップで使い始める。
- 01
自分のドメインに support@ を追加
すでに所有しているドメインで、設定、アドレスからアドレスを作成します。
- 02
返信する人に権限を与える
各自に閲覧のみ、または閲覧とそのアドレスでの送信を与えます。見えるのはそのアドレスだけです。
- 03
ルールは一度書くだけ
届いた時点でラベルを付け、公開したテンプレートで返信します。まずは直近 30 日でルールを試してください。
- 04
受信箱をゼロまで片づける
スレッドは要約から開き、キー 1 つで片づきます。まだ残っているものは分析で分かります。
支える機能
仕事をこなす部品。
これを支える OpenEmail の部品です。誰がそのアドレスを読めるか、メールが届いたときに何が起きるか、そのあと何が見えるか。
ロールは誰が何をできるかを、アドレス付与は何に対してできるかを決めます。
閲覧のみ、または閲覧とそのアドレスでの送信。ほかは一切見えません
自分で決めた条件と、それに一致したメールをどうするか。
実際の使い方
それぞれの部品を、順を追って。
短いページが 6 つ。サポートアドレスの中のひとつの仕事を、最初から最後まで追います。
質問
登録前によく聞かれること。
転送なしで複数人がひとつのアドレスを扱えますか。
はい。support@ を一度追加し、各自に閲覧のみ、または閲覧とそのアドレスでの送信を与えます。全員が同じスレッドを扱い、権限はそのアドレスだけに及びます。
不在の間、ルールが代わりに返信してくれますか。
ある程度は。ルールは条件に合うメールに、公開したテンプレートで返信します。送信者ごとに 1 日 1 回までです。まず直近 30 日で実行し、何が起きていたかを確認してください。
顧客が返信を読んだかどうか分かりますか。
確実には分かりません。分析は開封、クリック、ダウンロードを数えますが、スキャナーやプライバシープロキシは届いた時点で画像を取得します。それらは除外しており、開封の記録がないことは誰も読んでいないという意味ではありません。
関連
同じ受信箱でできるほかの仕事。
sales@、jobs@、billing@ を複数人が同時に扱い、それぞれに自分のアクセス権があります。転送はなく、アドレスを持って辞める人もいません。
人ごとのアドレスも役割ごとのアドレスも、ひとつのドメインに。それぞれに担当者がつき、共通の署名を保ち、誰かが辞めてもそのまま残ります。
