会社のメールをまとめる
自分のドメインで
人ごとのアドレスも役割ごとのアドレスも、ひとつのドメインに。それぞれに担当者がつき、共通の署名を保ち、誰かが辞めてもそのまま残ります。
3 つのレコードでドメインが有効に。その後、各アドレスに担当者がつきます。
出発点
いまの状況。
hello@ が一人の受信箱に届く
広報も採用も請求も、設定した人のところに届き、転送でそのままそこに留まります。
辞めた人と一緒にメールも消えた
アドレスが会社ではなく本人のものだったため、スレッドもノートパソコンと一緒に出ていきました。
誰が何を読んでいるか誰も言えない
アクセス権はその場の頼みごとで渡され、誰がどのアドレスを持っているかの一覧はありません。
使い方
4 ステップで使い始める。
- 01
ドメインを追加
設定、ドメイン、追加。DNS に必要なレコードを OpenEmail が表示します。最初の DMARC の 1 行も含みます。
- 02
レコードを公開
DNS プロバイダに貼り付けるか、接続して同期します。これでドメインが受信を始めます。
- 03
アドレスを作成
そのドメインに hello@、press@、jobs@ を追加し、ほかに届くものはキャッチオールにまかせます。
- 04
返信する人を招待
招待にはロールとアドレスが含まれます。本人が承諾するまで何も付与されません。
支える機能
仕事をこなす部品。
これは単体でも読める部品の上で動きます。ドメインと DMARC、ロールと権限、招待、共通の署名、連絡先、アカウントのセキュリティです。
実際の使い方
それぞれの部品を、順を追って。
以下の各ページは、その中のひとつの仕事を順に追います。ドメインを有効にすることから、メールボックスの引き継ぎ、ほかの言語での返信まで。
アドレスはワークスペースのもの。人が替わってもメールは残ります。
全員が同じ連絡先を使い、コードやエージェントも同じ行を読みます。
質問
登録前によく聞かれること。
DNS を OpenEmail に移す必要はありますか。
いいえ。表示されたレコードを、いま使っている DNS プロバイダに貼り付けるか、そのプロバイダを接続して同期に書き込ませます。ドメインは今の場所のまま、あなたのものです。
付与されていないアドレスを誰かが読めますか。
いいえ。ロールがその人にできることを決め、アドレスの付与がどのアドレスに対してできるかを決めます。ひとつのアドレスはひとつのアドレスだけです。メンバーを外せば、その人が持っていた権限はすべて取り消されます。
OpenEmail が DMARC ポリシーを決めてくれますか。
最初のレコード p=none だけです。コピー用に表示されるか、同期で書き込まれます。quarantine や reject に強めるかどうかは、DNS プロバイダで自分が決めることです。OpenEmail が代わりに強めることはありません。
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