仕事に属するメール
人には属さない
sales@、jobs@、billing@ を複数人が同時に扱い、それぞれに自分のアクセス権があります。転送はなく、アドレスを持って辞める人もいません。
添付付きはルールでスター。履歴書はファイルに残ります。
出発点
いまの状況。
sales@ が四人に転送されている
全員がコピーを持ち、スレッドは四か所に散り、返信は個人のアドレスから出ていきます。
ひとつのログインを使い回す
チーム全員が同じパスワードで jobs@ にログインするため、すべての操作が一人が行ったように見えます。
billing@ を持っていた人が辞めた
アドレスは本人のアカウントにあり、請求書もその人と一緒に出ていきました。
使い方
4 ステップで使い始める。
- 01
ドメインを追加
OpenEmail が表示するレコードを公開すると、ドメインが受信を始めます。
- 02
アドレスを作成
sales@、jobs@、billing@ を追加します。思いつかなかったものはキャッチオールにまかせられます。
- 03
アドレスを割り当てる
その人を招待し、ロールを選び、閲覧のみ、または閲覧とそのアドレスでの送信を与えます。
- 04
ルールを書く
自分で決めた条件でラベルとスターが付き、添付はすべてファイルに残ります。
支える機能
仕事をこなす部品。
下支えするのは、アドレスごとの権限、ロール、ラベル、自分で書くルール、スレッドのメモ、そしてメールと一緒に届いたすべてのファイルです。
ロールは誰が何をできるかを、アドレス付与は何に対してできるかを決めます。
閲覧のみ、または閲覧とそのアドレスでの送信。ほかは一切見えません
自分で決めた条件と、それに一致したメールをどうするか。
実際の使い方
それぞれの部品を、順を追って。
短い手順が 6 つ。アドレスをひとつずつ、営業の追いかけから、退職時の引き継ぎまで。
応募は共有アドレスに届き、ルールで振り分けられ、テンプレートで返信されます。
アドレスはワークスペースのもの。人が替わってもメールは残ります。
質問
登録前によく聞かれること。
二人が同じアドレスを扱えますか。
はい。sales@ を二人それぞれに、閲覧のみ、または閲覧とそのアドレスでの送信で付与します。スレッドは全員の受信箱にコピーされず、ひとつの場所に残ります。
スレッドを一人に割り当てられますか。
いいえ。スレッドに担当者の欄も割り当ての列もありません。ラベルを付けたり自分のメモを残したりはできますが、誰がどのメールを取るかはチームの中で決めることです。
billing@ を扱う人が辞めるとどうなりますか。
ワークスペースから外せば、その人が持っていたアドレスとドメインの権限はすべて取り消されます。billing@ は引き継ぐ人に付与してください。スレッドはそのまま残り、署名はアドレスに紐づいているので、結びの文面も変わりません。
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