Base de connaissances

Règles que vous écrivez vous-même

Vos propres conditions, et ce qui doit arriver à tout ce qui y correspond.

Détails

Écrites dans Paramètres → Règles, et via l'API REST sur /rules, active pour chaque espace de travail. Une règle est une liste de conditions sur un message qui arrive et une liste d'actions à appliquer à tout ce qui y correspond : 100 règles par boîte mail, chacune comportant au plus 20 conditions et 10 actions. Ce sont des garde-fous contre un script en boucle plutôt que des limites de forfait. La 101e règle est refusée avec un message qui le dit, pas facturée.
Vingt et une choses sur lesquelles une condition peut porter : l'adresse From et son domaine (où une correspondance sur example.com couvre aussi mail.corp.example.com), l'expéditeur de l'enveloppe SMTP, To, Cc, Bcc, n'importe quel destinataire, Reply-To, l'adresse à laquelle la copie a réellement été livrée avec son étiquette plus retirée, l'objet, le corps, n'importe quel en-tête nommé, le List-Id, le nom, le type ou la taille d'une pièce jointe, la présence ou non d'une pièce jointe, la taille totale du message, le verdict de spam, et l'heure et le jour de la semaine d'arrivée en UTC. La correspondance se fait par glob (* et ?), ou par contient, égal, commence par, finit par, et supérieur ou inférieur à sur les quatre champs numériques. Un motif doit porter deux caractères alphanumériques qui lui sont propres, si bien qu'un simple * est refusé au moment où vous l'écrivez plutôt que de correspondre à tous les messages qui arriveront jamais.
Toutes les conditions ou n'importe laquelle d'entre elles, avec un NOT sur chacune individuellement. Il n'y a pas de parenthésage imbriqué : (A et B) ou C fait deux règles, ce qui est de toute façon la façon dont vous le relirez six mois plus tard.
Onze actions : étiqueter, retirer un label, archiver, marquer comme lu, mettre en favori, classer comme spam, mettre à la corbeille, faire suivre, répondre automatiquement à partir d'un modèle, bloquer l'expéditeur, et refuser purement et simplement le message. Les règles s'exécutent dans l'ordre où vous les avez mises, de la plus basse à la plus haute, et chacune peut être désactivée sans être supprimée. Une règle marquée arrêter le traitement met fin au passage, si bien que rien en dessous n'est examiné, et quand deux règles nomment toutes deux un dossier, la dernière l'emporte, car c'est ce que signifie une liste numérotée.
Le refus à la porte ne porte que sur l'enveloppe, et il est refusé à l'écriture sinon. Un 550 est reçu par celui qui nous a remis le message, et sur une liste de diffusion c'est la LISTE, qui l'interprète comme un abonné en échec et vous désabonne de quelque chose dont vous vouliez seulement qu'une personne cesse d'y écrire. Une règle correspondant à un expéditeur sur le seul en-tête From classe dans Spam à la place, exactement comme le fait un blocage.
La réponse automatique ne répondra pas à une machine. Elle est supprimée sur Auto-Submitted, Precedence: bulk, list ou junk, un en-tête List-Id ou List-Unsubscribe, X-Autoreply, X-Autorespond, et sur l'expéditeur d'enveloppe vide que porte chaque rebond. Au-delà, un expéditeur reçoit au plus une réponse par jour. Deux boîtes mail avec des règles de réponse et sans garde-fou s'écrivent l'une à l'autre jusqu'à ce que quelqu'un s'en aperçoive.
Un transfert est une copie reconstruite plutôt que le message qui est arrivé : il part par le chemin d'envoi, donc la signature DKIM de l'expéditeur n'y survit pas, pas plus que les en-têtes inhabituels et les parties exotiques. L'original voyage avec lui en pièce jointe .eml, de sorte que les en-têtes et les parties exactes restent lisibles, sauf s'il dépasse le plafond de 5MB de pièce jointe, auquel cas le transfert part quand même avec le corps lisible et l'original reste dans votre propre boîte mail. Rien ne vous dit que c'est arrivé, et c'est la partie qu'il vaut la peine de connaître. La destination est vérifiée quand vous écrivez la règle, mais seulement sur la forme : ops, ou ops@example sans point, est refusé au moment où vous l'écrivez plutôt que d'échouer une fois par message correspondant ensuite. Une faute de frappe qui reste une adresse valide ([email protected] pour [email protected]) est acceptée, et la destination d'une règle n'est jamais invitée à se confirmer comme l'est celle d'une redirection d'adresse : la copie part donc exactement vers ce que vous avez tapé.
Une règle peut être essayée avant d'être activée : pointez-la sur les trente derniers jours (jusqu'à un an, jusqu'à 200 messages) et elle indique lesquels de vos propres messages elle aurait attrapés et ce qu'elle leur aurait fait, sans en toucher un seul. C'est le même moteur de correspondance qui répond là et qui tourne sur le chemin de livraison, mais un message stocké n'est pas le message que SMTP a remis. L'expéditeur de l'enveloppe, la table des en-têtes, le List-Id, l'adresse de livraison et la taille sur le réseau ont disparu à ce moment-là : onze des vingt et un champs répondent donc différemment dans un essai à blanc ou ne peuvent pas répondre du tout, et la boîte de dialogue les nomme plutôt que de les compter discrètement comme des non-correspondances. Le cas le plus net est une règle qui refuse à la porte : elle doit obligatoirement porter une condition sur l'expéditeur de l'enveloppe, et rien dans le stockage ne peut y répondre, si bien qu'un aperçu la donne comme ne correspondant à rien, quel que soit le nombre de refus qu'elle produirait en pratique.
Rien n'est rétroactif, et il n'y a délibérément aucun bouton pour le rendre tel. Appliquer une règle à une boîte mail que vous avez déjà est sans borne, sans annulation possible, et ramènerait chaque message touché en haut de la boîte de réception. Les règles décident de ce qui arrive au courrier suivant.
Ce qu'a fait chaque règle est enregistré message par message (les actions appliquées et, séparément, celles qui ont été refusées et pourquoi), si bien que « pourquoi cela a-t-il atterri ici » et « pourquoi mon absence du bureau n'a-t-elle pas répondu à cela » trouvent tous deux réponse. Le journal conserve le nom de la règle, de sorte qu'il reste lisible correctement après que la règle a été renommée ou supprimée.
Cela s'applique à chaque adresse de vos propres domaines : une règle atteint donc tout ce qui arrive plutôt que d'être proposée là où elle ne ferait discrètement rien.
Si le moteur ne peut pas répondre (une condition venue d'un client plus récent, une base de données qui ne répond pas), le message est livré comme il l'aurait été et l'échec est journalisé. Une règle qui lève une erreur, c'est un message qui n'arrive jamais.