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Regeln, die Sie selbst schreiben

Ihre eigenen Bedingungen und das, was mit allem geschehen soll, das auf sie passt.

Details

Geschrieben unter Einstellungen → Regeln und über die REST-API unter /rules, die für jeden Workspace aktiv ist. Eine Regel ist eine Liste von Bedingungen über eine eintreffende Nachricht und eine Liste von Aktionen, die auf alles anzuwenden sind, das darauf passt: 100 Regeln pro Postfach, jede mit höchstens 20 Bedingungen und 10 Aktionen. Das sind Schutzvorrichtungen gegen ein Skript in einer Schleife und keine Tarifgrenzen. Die 101. Regel wird mit einer entsprechenden Meldung abgelehnt und nicht in Rechnung gestellt.
Einundzwanzig Dinge, nach denen eine Bedingung fragen kann: die From-Adresse und ihre Domain (wobei ein Treffer auf example.com auch mail.corp.example.com abdeckt), den SMTP-Envelope-Absender, To, Cc, Bcc, einen beliebigen Empfänger, Reply-To, die Adresse, an die die Kopie tatsächlich zugestellt wurde, ohne ihren Plus-Tag, Betreff, Text, einen beliebigen benannten Header, die List-Id, Name, Typ oder Größe eines Anhangs, ob es überhaupt einen Anhang gibt, die gesamte Nachrichtengröße, das Spam-Urteil sowie Stunde und Wochentag des Eintreffens in UTC. Verglichen wird per Glob (* und ?) oder mit enthält, gleich, beginnt mit, endet mit sowie größer oder kleiner als bei den vier numerischen. Ein Muster muss zwei eigene alphanumerische Zeichen tragen, ein bloßes * wird also schon beim Schreiben abgelehnt, statt auf jede jemals eintreffende Nachricht zu passen.
Alle Bedingungen oder eine beliebige davon, mit einem NOT auf jeder einzelnen. Es gibt keine verschachtelten Klammern: (A und B) oder C sind zwei Regeln, und so lesen Sie es sechs Monate später ohnehin zurück.
Elf Aktionen: Label vergeben, Label entfernen, archivieren, als gelesen markieren, mit Stern versehen, als Spam einsortieren, in den Papierkorb legen, weiterleiten, automatisch aus einer Vorlage antworten, den Absender blockieren und die Nachricht rundheraus abweisen. Regeln laufen in der Reihenfolge, in die Sie sie gebracht haben, die niedrigste zuerst, und jede lässt sich abschalten, ohne gelöscht zu werden. Eine Regel mit dem Vermerk Verarbeitung stoppen beendet den Durchlauf, alles darunter wird also nicht mehr betrachtet, und wenn zwei Regeln beide einen Ordner nennen, gewinnt die spätere, denn genau das bedeutet eine nummerierte Liste.
Das Abweisen an der Tür gilt nur für den Envelope und wird andernfalls schon beim Speichern abgelehnt. Ein 550 wird von dem beantwortet, der uns die Nachricht übergeben hat, und bei einer Mailingliste ist das die LISTE, die es als unzustellbaren Abonnenten liest und Sie von etwas abmeldet, bei dem Sie nur wollten, dass eine Person aufhört zu schreiben. Eine Regel, die einen Absender allein am From-Header erkennt, sortiert stattdessen unter Spam ein, genau wie es das Blockieren tut.
Die automatische Antwort antwortet keiner Maschine. Sie wird unterdrückt bei Auto-Submitted, Precedence: bulk, list oder junk, einem List-Id- oder List-Unsubscribe-Header, X-Autoreply, X-Autorespond und beim leeren Envelope-Absender, den jede Unzustellbarkeitsmeldung trägt. Darüber hinaus bekommt ein Absender höchstens eine Antwort pro Tag. Zwei Postfächer mit Antwortregeln und ohne Schutz schreiben einander so lange, bis es jemand bemerkt.
Eine Weiterleitung ist eine neu gebaute Kopie und nicht die Nachricht, die eingetroffen ist: Sie geht über den Sendepfad hinaus, die DKIM-Signatur des Absenders überlebt das also nicht, und ungewöhnliche Header und exotische Teile ebenso wenig. Das Original reist als .eml-Anhang mit, damit die Header und die genauen Teile weiterhin zu lesen sind, es sei denn, es liegt über der Anhangsgrenze von 5MB; dann geht die Weiterleitung trotzdem mit dem lesbaren Text hinaus, und das Original bleibt in Ihrem eigenen Postfach zurück. Nichts sagt Ihnen, dass das passiert ist, und genau das ist der Teil, den man wissen sollte. Das Ziel wird beim Schreiben der Regel geprüft, aber nur auf die Form: ops, oder ops@example ohne Punkt, wird schon beim Schreiben abgelehnt, statt danach bei jeder passenden Nachricht zu scheitern. Ein Tippfehler, der weiterhin eine gültige Adresse ergibt ([email protected] statt [email protected]), wird angenommen, und das Ziel einer Regel wird nie um eine Bestätigung gebeten, wie es das Ziel einer Adressweiterleitung wird; die Kopie geht also genau an das, was Sie getippt haben.
Eine Regel lässt sich ausprobieren, bevor sie eingeschaltet wird: Richten Sie sie auf die letzten dreißig Tage (bis zu einem Jahr, bis zu 200 Nachrichten), und sie meldet, welche Ihrer eigenen Nachrichten sie erfasst hätte und was sie mit ihnen getan hätte, ohne eine davon anzurühren. Das beantwortet derselbe Abgleicher, der auch auf dem Zustellpfad läuft, aber eine gespeicherte Nachricht ist nicht die Nachricht, die SMTP übergeben hat. Der Envelope-Absender, die Header-Zuordnung, die List-Id, die Adresse, an die zugestellt wurde, und die Größe auf der Leitung sind bis dahin verschwunden; elf der einundzwanzig Felder antworten in einem Probelauf daher anders oder können gar nicht antworten, und der Dialog benennt sie, statt sie stillschweigend als Fehltreffer zu werten. Der schärfste Fall ist eine Regel, die an der Tür abweist: Sie muss eine Bedingung auf den Envelope-Absender tragen, und nichts im Speicher kann eine solche beantworten; eine Vorschau meldet daher, dass sie auf nichts passt, so viel sie in der Praxis auch abweisen würde.
Nichts wirkt rückwirkend, und es gibt bewusst keine Schaltfläche, die das ändert. Eine Regel auf ein bereits bestehendes Postfach anzuwenden, ist unbegrenzt, hat kein Rückgängig und würde jede berührte Nachricht wieder an den Anfang des Posteingangs ziehen. Regeln entscheiden, was mit der als Nächstes eintreffenden Mail geschieht.
Was jede Regel getan hat, wird pro Nachricht aufgezeichnet (die angewendeten Aktionen und, getrennt davon, die abgelehnten samt Grund), sodass „warum ist das hier gelandet“ und „warum hat meine Abwesenheitsnotiz darauf nicht geantwortet“ beide beantwortbar sind. Das Protokoll behält den Namen der Regel, es liest sich also weiterhin richtig, nachdem die Regel umbenannt oder gelöscht wurde.
Es gilt für jede Adresse auf Ihren eigenen Domains; eine Regel erreicht also alles, was eintrifft, statt dort angeboten zu werden, wo sie stillschweigend nichts täte.
Wenn die Engine nicht antworten kann (eine Bedingung aus einem neueren Client, eine Datenbank, die nicht reagiert), wird die Nachricht so zugestellt, wie sie es ohnehin geworden wäre, und der Fehler wird protokolliert. Eine Regel, die einen Fehler wirft, ist eine Nachricht, die nie ankommt.