Mail, die zu einer Aufgabe gehört
nicht zu einer Person
An sales@, jobs@ und billing@ arbeiten mehrere Menschen gleichzeitig, jeder mit eigenem Zugriff. Nichts wird weitergeleitet, und niemand geht mit der Adresse.
Eine Regel markiert alles mit Anhang. Unter Dateien bleibt der Lebenslauf.
Wo es anfängt
Wie das heute aussieht.
sales@ leitet an vier Menschen weiter
Alle halten eine Kopie, der Thread liegt an vier Orten, und die Antwort geht von einer persönlichen Adresse hinaus.
Ein Login, herumgereicht
Das ganze Team meldet sich bei jobs@ mit demselben Passwort an, und jede Handlung sieht nach einer einzigen Person aus.
Die Person mit billing@ ist gegangen
Die Adresse lag in ihrem eigenen Konto, und die Rechnungen gingen mit ihr zur Tür hinaus.
So funktioniert es
In vier Schritten startklar.
- 01
Domain hinzufügen
Veröffentlichen Sie die Einträge, die OpenEmail zeigt, und die Domain empfängt.
- 02
Adressen anlegen
Legen Sie sales@, jobs@ und billing@ an, oder lassen Sie Catch-all die annehmen, an die Sie nie gedacht haben.
- 03
Jede Adresse vergeben
Person einladen, Rolle wählen, dann Lesen freigeben, oder Lesen und Senden als diese Adresse.
- 04
Die Regeln schreiben
Ihre eigenen Bedingungen entscheiden, was ein Label und was einen Stern bekommt, und Dateien hält jeden Anhang.
Worauf es läuft
Die Teile, die die Arbeit machen.
Darunter liegen Adressfreigaben, Rollen, Labels, selbst geschriebene Regeln, Thread-Notizen und jede Datei, die mit der Mail kam.
billing@ an die Person geben, die die Rechnungen macht.
Eine Adresse heißt eine Adresse.
lesen, oder lesen und unter dieser Adresse senden, sonst ist nichts sichtbar
Eine Rolle sagt, was jemand tun darf, eine Adressfreigabe sagt, womit.
lesen, oder lesen und unter dieser Adresse senden, sonst ist nichts sichtbar
Ein Label benennen, eine Farbe wählen und die Liste darauf filtern.
Eine private Notiz am Thread hinterlegen.
Eigene Bedingungen und was mit allem passieren soll, was darauf passt.
In der Praxis
Jeder Teil, Schritt für Schritt.
Sechs kürzere Anleitungen nehmen sich eine Adresse nach der anderen vor, vom Nachfassen im Vertrieb bis zur Übergabe, wenn jemand geht.
Senden Sie aus einer Vorlage, sehen Sie, wer geöffnet hat, und buchen Sie den Termin im Verlauf.
Bewerbungen kommen an einer gemeinsamen Adresse an, werden per Regel abgelegt und mit einer Vorlage beantwortet.
Rechnungen landen an einer Adresse, werden per Regel abgelegt und bleiben nach Absender oder Datei auffindbar.
Legen Sie jede Adresse auf Ihrer Domain an und geben Sie sie den Menschen, die sie beantworten.
Eine Adresse gehört dem Arbeitsbereich, also wechselt die Person und die Mail bleibt.
Fragen
Vor der Anmeldung gestellt.
Können zwei Menschen dieselbe Adresse bearbeiten?
Ja. Geben Sie sales@ beiden frei, nur Lesen oder Lesen und Senden als diese Adresse. Der Thread bleibt an einem Ort, statt als Kopie in jedem Posteingang zu liegen.
Kann ich einen Thread einer Person zuweisen?
Nein. Ein Thread hat kein Feld für Zuständigkeit und keine Zuweisungsliste. Sie können ihm ein Label geben und eine eigene Notiz daran hängen, aber wer welche Nachricht übernimmt, macht Ihr Team weiterhin unter sich aus.
Was passiert, wenn jemand geht, der billing@ bearbeitet?
Entfernen Sie die Person aus dem Workspace, und jede Adresse und Domain, die sie hatte, wird widerrufen. Geben Sie billing@ an die Person frei, die übernimmt. Die Threads bleiben, und die Signatur hängt an der Adresse, also liest sich die Grußformel gleich.
In der Nähe
Weitere Aufgaben für dasselbe Postfach.
Eine Adresse auf Ihrer eigenen Domain, bearbeitet von den Menschen, denen Sie sie freigeben. Regeln versehen Mail beim Eingang mit Labels und beantworten sie, und alle lesen denselben Thread.
