Bilgi bankası nasıl çalışır

Bilgi bankası, yapay zekânın işletmeniz hakkında bilmesi gereken ve postanın kendisinden öğrenemeyeceği şeyleri tutar: fiyatlar, politikalar, çalışma saatleri, ürün bilgileri ve ekibinizin yanıt verme biçimi. Siz not, dosya ve web sayfası eklersiniz; yapay zekâ da sizin için her yazdığında önemli kısımları okur.

Her çalışma alanında üç seviyeli tek bir depo vardır; böylece yalnızca bir marka ya da bir ekip için geçerli olan bir yanıt onlarda kalır. Uygulamada Çalışma alanı → Bilgi bankası altında, REST API üzerinden, SDK'lardan ve CLI'dan, ayrıca asistan ve MCP istemcileri tarafından okunur ve değiştirilir.

Her öğe tek bir seviyede, kendi scope değerinde durur. Bir adres için yazan yapay zekâ o adresi, sonra alan adını, sonra tüm çalışma alanını okur; iki öğe çeliştiğinde daha özel olan kazanır.

• —Artı işaretli bir adres temel adresini de okur, yani [email protected], [email protected] için tutulanı kullanır.
• —GET /knowledge/levels, görebildiğiniz her seviyeyi, her birinde kaç öğe olduğunu ve orada öğe değiştirip değiştiremeyeceğinizi listeler.
• —Bir alan adını başka bir çalışma alanına taşımak, onun ve adreslerinin öğelerini de birlikte taşır.

• —Not, yerinde yazdığınız metindir; 20.000 karaktere kadar, isterseniz Markdown ile. Genellikle bir iki saniye içinde yapay zekâ için hazır olur.
• —Bir dosya arka planda metne okunur: PDF'ler, Word belgeleri, elektronik tablolar (Excel, OpenDocument, Numbers ve CSV), OpenDocument metni, HTML, XML, Markdown, düz metin, JSON ve görseller (JPEG, PNG, WebP ve SVG). Bir belge en fazla 20 MB, bir görsel en fazla 10 MB olabilir.
• —Bir web sayfası herkese açık bir http ya da https adresinden alınır ve arka planda okunur, en fazla 5 MB'ı. Bir seviye bir sayfayı bir kez tutar; yenilemek, sayfa değiştikten sonra onu yeniden alır.
• —Bir öğeden en fazla 1.000.000 karakter metin tutulur ve metin, arama için başlıklarının altında pasajlara bölünür.

Bir öğe okunurken önce queued, sonra processing olur; yapay zekâ onu kullanabildiğinde ready, okunamadığında da nedenini söyleyen bir failure ile failed olur. Değiştirilen bir öğe yeniden queued olur ve yapay zekâ, yenisi hazır olana kadar önceki metnini kullanmaya devam eder. Bir öğeyi yenilemek onu yeniden okur ve bir hatayı temizler.

• —Bir konuşmanın son iletisinin altındaki yanıt önerileri, iletinin geldiği adresin seviyelerini okur.
• —Düzenleyicide ya da POST /emails/compose ile bir açıklamadan yazılan taslak, gönderildiği adresin seviyelerini okur. Yanıt, dayandığı öğeleri sources içinde listeler.
• —Asistan, açık olan konuşmanın seviyelerini ya da açık konuşma yoksa görebildiğiniz her seviyeyi okur ve searchKnowledge aracıyla bilgi bankasında kendisi arama yapabilir.
• —GET /threads/{id}/reply-suggestions yanıtı, önerilerin dayandığı öğeleri sources içinde listeler.

Sabitlenmiş notlar, yazılanla eşleşsin ya da eşleşmesin, kendi seviyelerindeki her isteme girer; her seviyeden en fazla 2.000 karakter. Kalan alan, toplamda yaklaşık 6.000 karakter, isteğe en iyi uyan, anlama ve kelimelere göre bulunan pasajlara gider. Dizin bir an içinde yanıt vermezse yapay zekâ sizi bekletmek yerine onsuz yazar.

Öğeleri uygulamada Çalışma alanı → Bilgi bankası altında ya da koddan API, SDK'lar ve CLI ile ekleyin. Asistan ve MCP istemcileri, bir şeyi hatırlamalarını istediğinizde not kaydedebilir ya da bağlantı ekleyebilir; öğeleri değiştirebilir, yenileyebilir ve silebilir de. Uygulamanın sohbetinde bir öğeyi eklemek, değiştirmek ve yenilemek, siz istemediyseniz önce sorar; silmek ise her zaman önce sorar.

Her öğe nereden geldiğini origin içinde kaydeder: app, api, assistant ya da mcp; kimin eklediğini de createdBy içinde.

Kendiliğinden de büyür. Yapay zekâ, ekibinizin gönderdiği yanıtlardan notlar önerir ve henüz hiçbir şeyin yanıtlamadığı soruları not eder; bağlayıcılar tüm siteleri, site haritalarını, akışları ve yardım merkezlerini güncel tutar; bağlantılar da bir takvime göre yeniden okunabilir. Aşağıdaki bölümler her birini açıklar.

Çalışma alanından biri bir konuşmada yanıt verdiğinde yapay zekâ yanıtı ve yanıtladığı iletiyi okur, ondan başkaları için de geçerli olacak en fazla üç bilgi önerir; bir fiyat, bir politika ya da bir teslim süresi gibi. Her öneri, incelemeyi bekleyen bir nottur ve yanıtın gönderildiği alan adının seviyesinde, o alan adı çalışma alanının kendi alan adlarından biri değilse tüm çalışma alanı seviyesinde durur. Bilgi bankasında zaten olan bilgiler atlanır ve günde en fazla 100 yanıt okunur.

Bunları uygulamada ya da GET /knowledge/suggestions ile inceleyin. Birini not olarak kaydetmek için kabul edin; bu sırada başlığını, metnini, seviyesini ya da sabitlenip sabitlenmediğini değiştirebilirsiniz; ya da reddedin. Aynı bilgi yeniden önerildiğinde ikinci bir öneri eklenmez, occurrences artar; reddedilen bir öneri de bir daha önerilmez.

Yapay zekâ gelen bir iletiye yanıt önerdiğinde, gönderenin işletme hakkında sorduğu ve ne konuşmanın ne de bilgi bankasının yanıtladığı en fazla üç şeyi de not eder; ülkesine gönderim yapıp yapmadığınız gibi. Her biri, iletinin geldiği alan adının seviyesinde, o alan adı çalışma alanının kendi alan adlarından biri değilse tüm çalışma alanı seviyesinde bir soru olur; aynı soru yeniden sorulduğunda occurrences artar, böylece hangilerinin en çok sorulduğunu görürsünüz.

Bir soruyu yanıtlayın, not olsun: yanıtı metin olarak vererek kabul edin; siz değiştirmedikçe başlığı soru olarak kalır. Bundan sonra yapay zekâ, soru her geldiğinde yanıtı kullanır. Yanıt gerektirmeyen bir soruyu reddedin, bir daha not edilmez.

Her öğe dizine eklenirken her seviyedeki en yakın öğelerle karşılaştırılır ve her değiştiğinde yeniden karşılaştırılır. Neredeyse aynı şeyi söyleyen iki öğe duplicate olarak işaretlenir. Bir fiyat ya da bir son tarih gibi bir bilgide anlaşamayan, yakından ilişkili iki öğe, neyin uyuşmadığını anlatan tek bir cümleyle conflict olarak işaretlenir. Yapay zekâ çelişkileri günde en fazla 200 kez denetler.

• —Her öğe, kendisini anan açık uyarıları flags içinde sayar; GET /knowledge/flags de bunları en yeniden başlayarak listeler.
• —Bir uyarıyı çözmek için iki öğeden birini değiştirin ya da silin. Değiştirilen öğe dizine eklendiğinde yeniden karşılaştırılır.
• —İki öğe olduğu gibi uygunsa uyarıyı reddedin; aynı çift aynı nedenle bir daha işaretlenmez.
• —Bir uyarıyı yalnızca iki öğeyi de görebilen kişi görür.

Bir bağlayıcı, tek bir kaynaktan birçok sayfayı bilgi bankasında tutar; her sayfa, bağlayıcının seviyesinde bir bağlantı öğesidir ve kaynak değiştikçe güncel tutulur.

• —İlk eşitleme bir dakika içinde başlar. Ardından her 7 günde bir, ya da her 1 veya 30 günde bir, ya da yalnızca siz bir eşitleme istediğinizde yeniden eşitlenir; istediğiniz eşitleme de bir dakika içinde başlar.
• —En fazla 25 sayfa ya da sizin belirlediğiniz kadar, 200 sayfaya kadar tutar ve öğeleri plan kotasına sayılır. Kotaya ulaşıldığında eşitleme sayfa eklemeyi bırakır.
• —Her eşitleme yeni sayfaları ekler, değişenleri yeniden okur ve kaynaktan kalkan sayfaların öğelerini kaldırır.
• —Aynı seviyeye kendinizin bağlantı olarak eklediği bir sayfa o öğede kalır; bir bağlayıcıyı silmek yalnızca onun eklediği öğeleri kaldırır.
• —Bir bağlayıcıyı başka bir seviyeye taşımak öğelerini de onunla birlikte taşır.

Bir bağlantı her 1, 7 ya da 30 günde bir kendiliğinden yeniden okunabilir: eklerken ya da daha sonra refreshDays değerini ayarlayın. Sayfa değiştiyse yeni metni okunduğu anda eskisinin yerini alır, o zamana kadar yapay zekâ eski metni kullanmaya devam eder. nextRefreshAt bir sonraki okumanın ne zaman olacağını söyler; alınamayan bir sayfa ertesi gün yeniden denenir.

Yapay zekâ bir konuşmayı okuyup, ekibin yeniden ihtiyaç duyacağı bilgilerden oluşan bir not taslağı hazırlayabilir; kişisel bilgileri ve yalnızca o konuşmayı ilgilendirenleri dışarıda bırakır. Siz saklayana kadar hiçbir şey kaydedilmez: taslağı okuyun, dilediğiniz gibi değiştirin ve not olarak kaydedin; not, geldiği konuşmayı threadId içinde kaydeder.

Taslak bir seviye önerir: oraya öğe ekleyebiliyorsanız konuşmanın geldiği alan adı, aksi halde tüm çalışma alanı ya da adres. Her taslak bir yapay zekâ işlemidir. Koddan, knowledge:write yanında threads:read de gerektiren POST /knowledge/drafts ile taslak hazırlayın ve POST /knowledge/notes ile aynı threadId vererek kaydedin.

Bir arama pasajları anlama ve kelimelere göre bulur. POST /knowledge/search ile rerank: true gönderin; yapay zekâ ayrıca en iyi 25 pasajı okur ve onları soruyu en iyi yanıtlayan sıraya koyar, işe yaramayanları dışarıda bırakır. Bu bir iki saniye ekler ve bir yapay zekâ işlemidir, bu yüzden yalnızca siz istediğinizde çalışır. Yanıttaki reranked bunun olup olmadığını söyler; zamanında bitmezse pasajlar olağan sıralarını korur.

GET /knowledge/stats, yapay zekânın bilgi bankasını son 30 günde, ya da istediğinizde 90 güne kadar, nasıl kullandığını gösterir.

• —Bir yanıt önerisinin, bir taslağın, asistanın ya da bir aramanın kaç kez bir şey bulduğu, kaç kez bakıp hiçbir şey bulamadığı ve bir şey bulanların payı, gün gün.
• —Bu kullanımların nerede olduğu: compose, reply, chat, tool ve search.
• —En çok kullanılan öğeler ve hiç kullanılmamış kaç hazır öğe olduğu. Her öğe kendi sayısını uses içinde, en sonuncusunu da lastUsedAt içinde taşır.
• —Kaç öneri ve sorunun incelemeyi beklediği ve kaç uyarının açık olduğu.

Çalışma alanı ayarı knowledgeLearning varsayılan olarak açıktır. PATCH /settings ve { "knowledgeLearning": false } ile kapatın; yapay zekâ önerecek bilgi bulmak için gönderilen yanıtları okumayı, gelen postadan soru not etmeyi ve öğeleri çelişkiler için denetlemeyi bırakır. Yinelenenler yine işaretlenir, zaten önerilmiş olanlar da kabul etmeniz ya da reddetmeniz için kalır.

• —Okumak knowledge:read, değiştirmek ise okumayı da kapsayan knowledge:write gerektirir. Yerleşik Admin, Member ve Developer rolleri öğeleri değiştirebilir, Viewer okuyabilir, Billing ise onlara ulaşamaz.
• —Bir öğeyi değiştirmek, seviyesinin kapsadığı her adrese erişim gerektirir: tüm çalışma alanı her adresi, bir alan adı alan adının tamamını, bir adres de o adresi gerektirir. Belirli adreslerle sınırlı bir anahtar ya da uygulama, öğeleri yalnızca o adreslerde ya da tamamını tuttuğu alan adlarında değiştirebilir.
• —Belirli adreslerle sınırlı biri, tüm çalışma alanının öğelerini ve kendi adreslerinin ve o adreslerin alan adlarının öğelerini okur. Onun adına çalışan asistan ve MCP araçları, öğe ekleyip değiştirmeyi yalnızca onun gönderim yapabildiği adreslerde yapar.

• —Her öğenin metni bekleme sırasında şifrelenir: bir notun içeriği, bir dosyadan ya da sayfadan okunan metin ve her pasaj. Kelimeyle aramanın eşleştirdiği kelimeler kelime olarak değil, anahtarlı karmalar olarak saklanır.
• —Dosyalar metne dönüştürülür ve web sayfalarını OpenEmail okur. Gizlilik politikası, verilerinizi işleyen her hizmeti listeler.
• —Anlama göre aramak için her bölüm ve her soru bir vektöre dönüştürülür: neyle ilgili olduğunu anlatan bir sayı listesi. Vektörler, postadaki anlama göre aramada olduğu gibi, şifreli metnin yanında şifrelenmeden saklanır.
• —Bir istemin kullandığı pasajlar, istemin geri kalanı gibi, yanıtı, taslağı ya da cevabı yazan yapay zekâ modeline gider.
• —Bir öğeyi silmek dosyasını, metnini ve pasajlarını bir anda kaldırır. Bilgi bankası bir çalışma alanı dışa aktarımının parçasıdır ve çalışma alanını silmek onu da siler.
• —Öğrenme açıkken yapay zekâ modeli, not önermek için bir konuşmada gönderilen her yanıtı yanıtladığı iletiyle birlikte okur ve bir çelişki olup olmadığını denetlemek için yakından ilişkili iki öğeyi okur. knowledgeLearning ayarı ikisini de kapatır.

Yukarıdakilerin hepsi REST API'de /knowledge altında, SDK'larda openemail.knowledge (TypeScript) ve client.knowledge (Python, Ruby ve PHP) olarak, CLI'da openemail knowledge olarak ve MCP araçlarında bulunur. Bir anahtarın okumak için knowledge:read, öğeleri değiştirmek için knowledge:write iznine ihtiyacı vardır.